Ví học viên và quản lý quỹ giờ học viên: trả trước, trừ theo buổi

Học viên nạp tiền một lần, hệ thống trừ theo từng buổi đã học; bảo lưu giữ nguyên số buổi còn lại.

Vấn đề của trung tâm

Một bài viết chuyên ngành mô tả đúng tình trạng khi trung tâm chưa dùng phần mềm riêng: “Khi quản lý bằng excel, các thao tác rườm rà, tốn thời gian vì không có tính đồng bộ dữ liệu và tính tự động như các phần mềm quản lý trung tâm”. Và cụ thể hơn với tiền và quỹ giờ: “Thông tin về học viên, giáo viên và tài chính được lưu trữ riêng lẻ, không tập trung, gây cản trở trong việc theo dõi và báo cáo”.

Với ví học viên, điều đó có nghĩa là ba con số — tiền đã nạp, buổi đã học, buổi còn lại — nằm ở ba nơi: sổ quỹ, sổ điểm danh trên lớp, trí nhớ của giáo vụ. Học viên đóng tiền trước cho cả gói buổi học, nhưng không ai chắc buổi thứ mấy sẽ làm số dư về 0, vì việc trừ buổi phụ thuộc vào việc điểm danh có được ghi đúng lúc hay không.

Trông như thế nào

Cửa sổ nạp số dư chính cho học viên với số tiền và ghi chú — Nạp tiền cho học viên ngay từ danh sách: tab “Nạp số dư chính” nhận số tiền và ghi chú (ví dụ “đã nộp tiền mặt”), tab “Tạo hóa đơn” dành cho khoản chưa thu. Ô “Chỉ tạo hóa đơn” ghi công nợ mà không ghi nhận thanh toán.

Danh sách học viên lọc theo số dư thấp với ba cột số dư chính, số dư tiền và số dư buổi học của từng lớp — Bộ lọc “Số dư thấp” trong danh sách học viên tách rõ ba con số: số dư chính của học viên, số dư tiền và số dư buổi học riêng của từng lớp — ví dụ một học viên còn 250.000đ ở số dư chính nhưng lớp đang âm 4.798đ, học viên khác dư 900.000đ mà lớp đã âm 3 buổi. Giáo vụ nhìn một bảng là biết ai cần đóng thêm, không phải cộng tay từng lớp.

Tab Đã trừ trong Thanh toán của lớp học với danh sách buổi học đã trừ tiền và trạng thái điểm danh — Tab “Đã trừ” trong “Thanh toán” của lớp liệt kê từng buổi đã trừ tiền theo ngày, kèm trạng thái điểm danh (“Có mặt”, “Nghỉ...”) và số tiền trừ. Điểm danh sai ca có thể hoàn lại khoản trừ ngay tại dòng đó, không cần sửa tay sổ quỹ.

Một buổi học đi qua ví như thế nào

Kế toán nhận thanh toán trước — hệ thống ghi khoản “Nạp số dư chính”, số dư chính của học viên tăng đúng số tiền đó.
Giáo viên đánh dấu học viên “Có mặt” (hoặc “Có mặt online”) cho buổi học — hệ thống tự trừ đúng buổi đó vào số dư.
Nếu giáo viên đánh dấu “Vắng không phí”, hệ thống không trừ buổi đó — buổi này được bảo lưu, không tính vào quỹ giờ đã dùng của học viên.
Nếu giáo viên sửa lại trạng thái buổi học sau đó, hệ thống tự xóa khoản trừ cũ và tính lại số dư theo trạng thái mới.
Giáo vụ cũng có thể tự tay hoàn lại một khoản trừ đã tạo, kèm lý do — số dư của học viên được tính lại ngay.

Ai dùng

Kế toán — nạp số dư cho học viên khi nhận tiền, xem lịch sử nạp và trừ trong một tab, không cộng tay từ sổ giấy.
Giáo vụ — kiểm tra buổi nào đã trừ đúng, buổi nào bị bảo lưu vì đánh dấu “Vắng không phí”, và hoàn lại khoản trừ khi cần sửa.
Phụ huynh — thấy số dư và số buổi còn lại của con trong ứng dụng, không cần hỏi trung tâm buổi nào đã trừ tiền.

Đọc tiếp

Câu hỏi thường gặp

Quỹ giờ được trừ ngay khi thu tiền hay chỉ khi học viên đi học?

Chỉ khi giáo viên điểm danh buổi học là “Có mặt”. Nạp tiền chỉ làm tăng số dư — trừ buổi diễn ra riêng, đúng lúc buổi đó được điểm danh.

Vắng không phí có bị trừ vào quỹ giờ không?

Không. Khi giáo viên đánh dấu “Vắng không phí”, hệ thống không tạo khoản trừ cho buổi đó — buổi này được bảo lưu, không bị trừ vào quỹ giờ của học viên.

Điểm danh nhầm thì số dư có sửa lại được không?

Được. Sửa lại trạng thái buổi học thì khoản trừ cũ tự xóa; giáo vụ cũng có thể tự tay hoàn lại một khoản trừ kèm lý do, số dư tính lại ngay.

Phụ huynh xem số dư và quỹ giờ ở đâu?

Trong ứng dụng dành cho phụ huynh, cùng lịch sử buổi học của con — không cần gọi hỏi kế toán.