Phần mềm quản lý học phí và công nợ cho trung tâm ngoại ngữ

Ai còn nợ, bao nhiêu và từ buổi nào — số dư trừ theo từng buổi đã điểm danh.

Vấn đề của trung tâm

Trong mô tả công việc kế toán trung tâm, nhiệm vụ được viết rõ: “thu tiền học phí, tiền bán sách, tài liệu cho học viên” và “theo dõi công nợ học viên, đặc biệt khi có trả góp hoặc học bổng”. Quản lý trung tâm thì thường nhận thêm chỉ tiêu doanh thu và trách nhiệm thu hồi công nợ, ngang hàng với tuyển sinh và chăm sóc phụ huynh.

Vấn đề là ba việc này — thu tiền, điểm danh buổi học, báo nợ cho phụ huynh — thường nằm ở ba nơi không nói chuyện với nhau: sổ quỹ của kế toán, sổ điểm danh trên lớp, tin nhắn nhắc học phí. Một buổi đã dạy nhưng chưa trừ vào số dư là một khoản nợ mà kế toán không biết từ buổi nào, còn phụ huynh chỉ biết khi trung tâm gọi điện.

Trông như thế nào

Màn hình thu ngân với ca làm việc đang mở và tổng tiền đã thu — Màn hình thu ngân: ca làm việc đang mở với tổng tiền đã thu, mỗi khoản gắn với một học viên và một hình thức thanh toán.

Danh sách ca quỹ của thu ngân với số dư ban đầu, tổng thu, tổng chi và số dư hiện tại từng ca — Trong “Quỹ tiền mặt”, mỗi ca làm việc của thu ngân là một dòng: số dư ban đầu, tổng tiền thu, tổng tiền chi và số dư hiện tại — đóng ca xong là đối soát ngay, không cần cộng tay từng phiếu.

Chi tiết hóa đơn học phí lớp học với số tiền, số còn lại và trạng thái Chưa thu — Mỗi khoản công nợ là một hóa đơn: lớp học, ngày, số tiền, số còn lại và trạng thái “Chưa thu” — phụ huynh và kế toán nhìn cùng một con số, không lệch nhau vì sổ tay khác nhau.

Một khoản học phí đi qua những bước nào

Kế toán nhận thanh toán tại quầy — số dư của học viên tăng đúng số tiền vừa đóng.
Giáo viên điểm danh buổi học — hệ thống trừ đúng buổi đó vào số dư, gắn với buổi học cụ thể.
Nếu số dư xuống dưới 0, học viên chuyển sang trạng thái nợ — kế toán và chủ trung tâm thấy ngay, phụ huynh thấy trong ứng dụng.
Đến cuối tháng, hệ thống tính lương giáo viên theo đúng số buổi đã dạy và đã điểm danh trong kỳ.
Kế toán đối soát: tổng trên báo cáo bằng đúng tổng từng dòng giao dịch, không có buổi nào lọt khỏi dữ liệu.

Ai dùng

Kế toán — thu học phí tại quầy, xem số dư từng học viên, không cần cộng tay từ nhiều sổ.
Giáo vụ — biết học viên nào đang nợ trước khi xếp buổi tiếp theo.
Chủ trung tâm — nhìn danh sách công nợ toàn trung tâm như một báo cáo, không phải hỏi từng kế toán.
Phụ huynh — thấy số dư và khoản đã đóng trong ứng dụng, không cần gọi hỏi.

Đọc tiếp

Xem nhanh: thu học phí và theo dõi công nợ bằng VietQR ngay trên máy tính tiền.

Câu hỏi thường gặp

Công nợ được tính tự động hay kế toán phải tự trừ?

Tự động. Khi giáo viên điểm danh buổi học, hệ thống trừ đúng buổi đó vào số dư — kế toán không phải nhập lại bằng tay.

Phụ huynh có thấy con đang nợ học phí không?

Có, trong ứng dụng dành cho phụ huynh, cùng số buổi đã học và số dư còn lại. Không cần gọi hỏi trung tâm.

Đóng học phí bằng tiền mặt thì ghi ở đâu?

Kế toán ghi nhận ngay tại quầy, số dư tăng ngay lúc đó — không phải chờ đối soát cuối ngày.

Công nợ có ảnh hưởng đến lương giáo viên không?

Không. Lương giáo viên tính theo số buổi đã dạy và đã điểm danh — tách khỏi công nợ của học viên.