Phần mềm tuyển sinh trung tâm ngoại ngữ: từ khách hàng tiềm năng đến học viên

Mỗi khách hàng tiềm năng là một hồ sơ có người phụ trách và lịch gọi lại, tỷ lệ chuyển đổi thấy được theo kênh.

Vấn đề của trung tâm

Trên diễn đàn, một người dùng viết: “mấy trung tâm ngoại ngữ h cứ như chủ nợ ấy. lỡ hỏi khóa học 1 cái là nó réo cả ngày”. Câu này mô tả đúng cách nhiều trung tâm xử lý khách hàng tiềm năng — gọi dồn dập ngay khi có số điện thoại, thay vì đưa từng người qua một quy trình tuyển sinh có các bước rõ ràng.

Mô tả công việc chuyên viên tư vấn tuyển sinh liệt kê rành mạch: “tư vấn, chia sẻ và giải thích cho khách hàng về nội dung chương trình học, các khóa học và chính sách bán hàng”, “duy trì, phát triển khách hàng tiềm năng” và “đề xuất ý tưởng, thực hiện các chiến lược tuyển sinh để thu hút và giữ chân khách hàng mới”. Ba việc này cần biết khách hàng tiềm năng đang ở bước nào, ai đang phụ trách và hẹn gọi lại lúc nào — những thứ một cuốn sổ tay hay một dòng tin nhắn không giữ lại được.

Trông như thế nào

Danh sách khách hàng tiềm năng trong quy trình tuyển sinh — Mỗi khách hàng tiềm năng là một dòng: họ tên, tên phụ huynh, số điện thoại, nguồn (Website, Instagram, Facebook) và trạng thái — từ “Yêu cầu mới” đến “Đã ghi danh”. Nút “Xuất CSV” lấy toàn bộ danh sách ra ngoài khi cần.

Bảng theo các bước của quy trình tuyển sinh, dạng cột kéo thả — Cùng một danh sách, xem theo cột: “Yêu cầu mới”, “Đã liên hệ”, “Hẹn học thử”, “Đã học thử” — kéo thẻ sang cột tiếp theo khi khách hàng tiềm năng chuyển bước. Các số phía trên cho biết hôm nay có bao nhiêu việc cần làm và bao nhiêu đã quá hạn.

Chọn nhiều khách hàng tiềm năng để gửi tin, giao việc hoặc chuyển bước hàng loạt — Chọn nhiều dòng cùng lúc để gửi hàng loạt, giao nhiệm vụ, chuyển bước hoặc xuất riêng phần đã chọn — không cần mở từng khách hàng tiềm năng một.

Một khách hàng tiềm năng đi qua những bước nào

Khách để lại yêu cầu từ website hoặc widget — khách hàng tiềm năng vào quy trình tuyển sinh với nguồn được ghi lại sẵn.
Giáo vụ dẫn khách hàng tiềm năng qua từng bước và hẹn buổi học thử vào một khung giờ cụ thể.
Buổi học thử diễn ra → khách hàng tiềm năng chuyển thành học viên, không mất dữ liệu đã ghi trước đó.
Khách hàng từ chối → khách hàng tiềm năng đóng lại kèm lý do và vẫn hiện trong báo cáo.

Ai dùng

Giáo vụ — dẫn khách hàng tiềm năng qua từng bước, biết ai đang phụ trách và ai cần gọi lại hôm nay.
Chủ trung tâm — thấy tỷ lệ chuyển đổi theo từng nguồn, thay vì chỉ biết tổng số học viên mới vào cuối tháng.

Đọc tiếp

Xem nhanh: bảng tuyển sinh với các yêu cầu xếp theo cột, nguồn của từng yêu cầu hiện ngay trên thẻ, và danh sách cho biết ai đã được ghi danh.

Câu hỏi thường gặp

Khách hàng tiềm năng vào hệ thống như thế nào?

Từ website hoặc widget đăng ký, kèm nguồn (Website, Instagram, Facebook…) được ghi lại tự động, không cần giáo vụ gõ tay lại.

Ai đang phụ trách một khách hàng tiềm năng?

Mỗi hồ sơ có người phụ trách và trạng thái riêng — xem theo danh sách hoặc theo cột từng bước, không cần hỏi lại đồng nghiệp.

Nhiều khách hàng tiềm năng cùng lúc thì xử lý sao?

Chọn nhiều dòng và gửi hàng loạt, giao nhiệm vụ hoặc chuyển bước cùng lúc, thay vì mở từng hồ sơ một.

Khách hàng tiềm năng từ chối thì có mất dữ liệu không?

Không. Hồ sơ đóng lại kèm lý do và vẫn hiện trong báo cáo, không bị xóa khỏi hệ thống.