Phần mềm quản lý học viên cho trung tâm ngoại ngữ

Hồ sơ học viên, lớp và lịch sử học tập trong một hệ thống — không còn mỗi người một file Excel.

Vấn đề của trung tâm

Một bài viết ngành nghề về khó khăn khi quản lý trung tâm ngoại ngữ mô tả đúng tình trạng phổ biến: “Khi quản lý bằng excel, các thao tác rườm rà, tốn thời gian vì không có tính đồng bộ dữ liệu và tính tự động như các phần mềm quản lý trung tâm”. Cùng bài viết đó nói rõ hơn: “Thông tin về học viên, giáo viên và tài chính được lưu trữ riêng lẻ, không tập trung, gây cản trở trong việc theo dõi và báo cáo”.

Hậu quả không nằm ở việc nhập liệu chậm. File Excel không tự báo cho giáo vụ biết học viên nào đang nợ, học viên nào sắp hết buổi trong quỹ giờ, học viên nào vắng liên tục mà chưa ai gọi hỏi, hoặc học viên nào không còn thuộc lớp đang học nào — mỗi câu hỏi đó phải mở lại từng dòng để dò bằng mắt. Thêm học viên trùng số điện thoại với một hồ sơ đã có cũng không ai phát hiện cho tới khi hai hồ sơ va nhau ở khâu thu học phí.

Trông như thế nào

Danh sách học viên với cơ sở, số điện thoại, lớp đang học và số dư chính — Danh sách học viên: mỗi dòng có cơ sở, số điện thoại, các lớp đang học và số dư chính. Tìm theo họ tên, số điện thoại hoặc email; cả danh sách xuất ra CSV bằng một nút.

Danh sách lớp với giáo viên, cơ sở, mức lấp đầy và khoảng thời gian học — Danh sách lớp chia theo ba tab “Hiện tại”, “Sắp tới”, “Đã kết thúc”. Mỗi lớp hiển thị giáo viên, cơ sở và phòng học, mức lấp đầy (ví dụ 9/8) và khoảng thời gian; nút “Xem học viên có công nợ” lọc ngay những em còn nợ.

Hồ sơ một học viên với số điện thoại, cơ sở chính và các tab Lớp, Thanh toán, Lịch sử — Mở một dòng trong danh sách là vào thẳng hồ sơ học viên đó: số điện thoại, cơ sở chính, ghi chú quan trọng ngay trên đầu, còn bên dưới là các tab riêng cho Lớp, Thanh toán, Lịch sử và Hoạt động trong ứng dụng — không phải lật nhiều file để ráp lại một học viên.

Một hồ sơ học viên đi qua những bước nào

Giáo vụ tạo hồ sơ học viên mới — nếu số điện thoại trùng với một học viên hoặc một lead đã có trong hệ thống, hệ thống báo ngay và không tạo thêm bản ghi trùng cho tới khi giáo vụ xác nhận đây đúng là người mới.
Giáo vụ thêm học viên vào lớp — chọn học viên có sẵn hoặc tạo mới ngay trong cùng một form, đặt giảm giá, học phí hoặc gói buổi riêng cho lần ghi danh đó nếu khác với mức chung của lớp.
Giáo vụ mở danh sách toàn trung tâm và lọc theo học viên đang có công nợ, số dư sắp hết, vắng liên tục từ bao nhiêu buổi, chưa có cuộc gọi từ bao lâu, hoặc không còn thuộc lớp đang học nào — không phải dò từng dòng như trong Excel.
Giáo vụ dùng đúng danh sách vừa lọc để gửi tin nhắn hàng loạt, thêm cả nhóm vào lớp mới hoặc xuất ra CSV — không làm lại từng người một.
Chủ trung tâm mở cùng danh sách đó bất cứ lúc nào để xem học viên nào đang là điểm rủi ro, không cần đợi giáo vụ tổng hợp báo cáo riêng.

Ai dùng

Giáo vụ — tạo và cập nhật hồ sơ học viên, thêm vào lớp, lọc ra người cần chăm sóc — trong một hệ thống, không phải một file Excel của riêng mình.
Chủ trung tâm — nhìn danh sách học viên có công nợ, sắp hết buổi hoặc vắng liên tục như một báo cáo sống, không phải hỏi giáo vụ tổng hợp thủ công.

Đọc tiếp

Câu hỏi thường gặp

Tạo trùng hồ sơ một học viên có bị chặn không?

Hệ thống kiểm tra theo số điện thoại và báo ngay nếu đã có học viên hoặc lead trùng số — giáo vụ xác nhận đây là người mới thì mới tạo tiếp, không tự động chặn hoàn toàn.

Một học viên có học ở nhiều lớp cùng lúc được không?

Được. Mỗi lần thêm vào một lớp là một lần ghi danh riêng, có thể đặt giảm giá hoặc học phí khác nhau cho từng lớp.

Tìm học viên sắp nghỉ học thế nào, không phải đợi báo cáo cuối tháng?

Lọc danh sách theo công nợ, số dư sắp hết, số buổi vắng liên tiếp hoặc thời gian chưa có cuộc gọi nào — cả bốn tiêu chí đều lọc được cùng lúc trên một màn hình.

Xuất danh sách học viên ra ngoài được không?

Được, xuất CSV cho toàn bộ danh sách hoặc riêng những học viên đã chọn.