Phần mềm xếp thời khóa biểu cho trung tâm ngoại ngữ

Vấn đề của trung tâm

Một bài viết ngành nghề về vai trò giáo vụ mô tả đúng việc này: giáo vụ là người cố vấn cho ban quản lý cân đối và sắp xếp lịch học, lịch công tác, lịch hoạt động cho toàn bộ giáo viên, nhân viên và học viên. Trên thực tế lịch đó nằm ở nhiều nơi cùng lúc — bảng Excel của giáo vụ, sổ tay của từng giáo viên, tin nhắn báo nghỉ đột xuất — và ba nơi này không tự khớp với nhau.

Hậu quả rơi đúng vào lúc gấp nhất: giáo viên chính báo nghỉ trước giờ lên lớp, phòng học đã được xếp cho hai lớp cùng giờ, hoặc học viên vắng một buổi mà không ai ghi lại buổi đó cần bù ở đâu. Mỗi lần như vậy giáo vụ phải dò lại lịch bằng tay trước khi trả lời được giáo viên và phụ huynh.

Trông như thế nào

Đổi lịch và dạy thay diễn ra như thế nào

1. Giáo vụ xếp thời khóa biểu cho từng lớp: buổi học, phòng và giáo viên phụ trách, thấy toàn bộ tuần trong một màn hình.
2. Giáo vụ đổi lịch một buổi khi cần — giờ cũ được giải phóng, giờ mới được giữ chỗ; nếu giờ mới trùng với buổi khác của cùng phòng hoặc cùng giáo viên, hệ thống báo ngay trên màn hình để giáo vụ kiểm tra lại trước khi lưu.
3. Giáo viên và học viên thấy buổi đã đổi lịch ngay trong ứng dụng, kèm thông báo — không cần giáo vụ nhắn riêng từng người.
4. Giáo vụ xếp giáo viên dạy thay cho một buổi cụ thể khi giáo viên chính báo nghỉ, không đổi lịch cho cả lớp.
5. Hệ thống ghi nhận buổi đó là dạy thay: bảng lương tính đúng cho giáo viên dạy thay, không tính cho giáo viên chính vắng mặt buổi đó.
6. Giáo vụ mở màn hình Đổi lịch buổi học và chuyển một học viên vắng từ buổi cũ sang buổi khác — cùng lớp hoặc lớp khác cùng nội dung; mỗi lượt chuyển được ghi lại theo học viên, lớp và ngày, tra lại được bất kỳ lúc nào.

Ai dùng

• Giáo vụ — xếp và đổi thời khóa biểu, xếp dạy thay, chuyển học viên sang buổi khác khi cần học bù, tất cả trong một hệ thống thay vì một bảng Excel.
• Giáo viên — mở ứng dụng và thấy đúng lịch dạy theo tuần, biết ngay khi có buổi đổi lịch hoặc mình được xếp dạy thay.
• Chủ trung tâm — nhìn thời khóa biểu của toàn bộ cơ sở như một lịch chung, không phải ghép nhiều file của từng giáo vụ.

Đọc tiếp

• Quy trình học bù và bảo lưu: 4 tình huống, ai quyết định và ghi ở đâu
• Xếp lớp và thời khoá biểu trung tâm ngoại ngữ — 5 bước
• Phần mềm điểm danh học viên
• Tất cả tính năng của Nenta

Câu hỏi thường gặp

Đổi lịch một buổi có ảnh hưởng đến cả lớp không?

Không, nếu chỉ một buổi cần đổi. Giáo vụ đổi đúng buổi đó sang giờ khác; các buổi còn lại của lớp giữ nguyên theo thời khóa biểu.

Dạy thay có tính lương đúng cho người dạy không?

Có. Buổi được ghi nhận là dạy thay, và lương tính cho giáo viên dạy thay ngày hôm đó, không tính cho giáo viên chính vắng mặt.

Học bù có tự động xếp lịch không?

Giáo vụ chọn buổi học bù trên màn hình Đổi lịch buổi học và chuyển học viên vắng sang đó, theo chính sách trung tâm đã công bố. Lượt chuyển được hệ thống ghi lại theo học viên, lớp và ngày.

Hai buổi bị xếp trùng phòng hoặc trùng giáo viên thì sao?

Hệ thống báo trùng lịch ngay trên màn hình trước khi lưu, để giáo vụ kiểm tra lại giờ; việc lưu tiếp hay đổi sang giờ khác là do giáo vụ quyết định.