Thanh toán học phí trực tuyến bằng VietQR

Vấn đề của trung tâm

Mô tả công việc kế toán trung tâm ghi thẳng: “thu tiền học phí, tiền bán sách, tài liệu cho học viên”, “theo dõi và quản lý công nợ học viên”, “báo cáo thu chi… cho quản lý/giám đốc”. Ba việc này nằm trên cùng một người, và phần nặng nhất là biết khoản vừa về tài khoản ngân hàng là của học viên nào, cho lớp nào, còn thiếu bao nhiêu.

Khi phụ huynh tự chuyển khoản, nội dung chuyển tiền mỗi người viết một kiểu: tên con, tên phụ huynh, đôi khi để trống. Kế toán mở sao kê ngân hàng, mở danh sách công nợ và ghép tay từng dòng; một khoản ghép nhầm kéo theo cuộc gọi nhắc nợ gửi tới người đã đóng tiền.

Trông như thế nào

Một khoản học phí đi qua những bước nào

1. Kế toán xuất hóa đơn cho học viên — khoản này hiện trong tab “Hóa đơn” của học viên; phụ huynh thấy nó sau khi chuyển sang hồ sơ của con.
2. Học viên (hoặc phụ huynh sau khi chuyển sang hồ sơ của con) bấm “Thanh toán” và nhận mã VietQR kèm nội dung chuyển khoản riêng của hóa đơn đó. Cần gửi qua Zalo hay tin nhắn? Người có quyền vào mục “Thanh toán VietQR” tạo cùng một đường dẫn rồi tự gửi.
3. Người trả tiền quét mã bằng ứng dụng ngân hàng bất kỳ. Tiền đi thẳng vào tài khoản của cơ sở — Nenta không giữ tiền của trung tâm.
4. Phụ huynh tải biên lai — mở đường dẫn thanh toán trên trình duyệt và tải ảnh biên lai lên chính trang đó → hóa đơn chuyển sang “Biên lai đang chờ trường kiểm tra”, hệ thống thường đọc được số tiền và nội dung trên ảnh; đọc không ra thì kế toán nhập tay.
5. Chủ trung tâm, giám đốc hoặc quản trị viên xác nhận khoản đó trong mục “Thanh toán VietQR”, hoặc tải sao kê ngân hàng dạng CSV — các dòng khớp nội dung chuyển khoản được ghép tự động, phần còn lại ghép tay.

Bước xác nhận là có thật và không bỏ được: ngân hàng không báo về hệ thống, nên khoản tiền chỉ được ghi nhận sau khi người có quyền xác nhận biên lai hoặc sau khi sao kê được tải lên. Đổi lại, nội dung chuyển khoản đã gắn sẵn với hóa đơn từ lúc tạo mã, nên việc ghép khoản còn lại là bấm xác nhận.

Ai dùng

• Phụ huynh — quét mã trong ứng dụng ngân hàng quen thuộc, không cần cài thêm ví điện tử và không phải tự gõ số tài khoản.
• Chủ trung tâm, giám đốc và quản trị viên — mở mục “Thanh toán VietQR”, thấy khoản nào đã có biên lai và khoản nào còn chờ, ghép sao kê ngân hàng theo nội dung chuyển khoản.
• Kế toán — theo dõi công nợ học viên theo hóa đơn; quyền vào mục “Thanh toán VietQR” được cấp riêng theo chức danh.

Đọc tiếp

• Phần mềm quản lý học phí và công nợ trung tâm ngoại ngữ
• Ví học viên và quỹ giờ: trả trước, trừ theo buổi, bảo lưu
• Cách thu học phí trung tâm ngoại ngữ: 5 hình thức và cách đối soát từng loại
• Quản lý công nợ học phí trung tâm: quy trình 5 mốc nhắc và bảng theo dõi
• Tất cả tính năng của Nenta

Câu hỏi thường gặp

Tiền học phí về tài khoản nào?

Về thẳng tài khoản ngân hàng của cơ sở, theo số tài khoản trung tâm tự khai báo. Nenta không nhận và không giữ tiền học phí, cũng không thu phần trăm trên mỗi giao dịch.

Phụ huynh có phải cài thêm ứng dụng nào không?

Không. Mã VietQR quét được bằng ứng dụng ngân hàng mà phụ huynh đang dùng; số tiền, số tài khoản và nội dung chuyển khoản đã điền sẵn trong mã.

Làm sao biết khoản vừa chuyển là của học viên nào?

Mỗi hóa đơn có nội dung chuyển khoản riêng dạng N23176098V. Khi tải sao kê ngân hàng lên, các dòng trùng nội dung này được ghép vào đúng hóa đơn, phần còn lại kế toán ghép tay.

Hệ thống có tự ghi nhận khoản tiền ngay khi phụ huynh chuyển không?

Không — ngân hàng không gửi tín hiệu ngược về hệ thống. Hóa đơn được ghi nhận sau khi người có quyền xác nhận biên lai phụ huynh tải lên, hoặc sau khi sao kê ngân hàng được tải lên và ghép.

Nhân viên có tạo được đường dẫn thanh toán thay cho phụ huynh không?

Có, nếu nhân viên đó có quyền vào mục “Thanh toán VietQR” — mặc định là chủ trung tâm, giám đốc và quản trị viên, chức danh khác được cấp quyền riêng. Người có quyền tạo đường dẫn cho một hóa đơn cụ thể, sao chép và tự gửi qua Zalo hoặc tin nhắn; đường dẫn mở ra đúng màn hình mã QR đó.