Phần mềm quản lý thu chi trung tâm ngoại ngữ: hóa đơn và chi phí

Hóa đơn học phí và chi phí của trung tâm nằm trong một hệ thống, chủ trung tâm thấy tiền vào và tiền ra theo kỳ.

Vấn đề của trung tâm

Quản lý trung tâm được giao chỉ tiêu rõ ràng: “chịu trách nhiệm kiểm soát doanh thu, chi phí trung tâm” và “quản lý và chịu trách nhiệm về báo cáo lãi lỗ”. Kế toán thì phải “báo cáo thu chi… cho quản lý/giám đốc” và “thu tiền học phí, tiền bán sách, tài liệu cho học viên”. Hai việc này cần cùng một nguồn dữ liệu — tiền vào từ hóa đơn học phí, tiền ra từ chi phí vận hành — chứ không phải file Excel của kế toán tách rời khỏi số hóa đơn giáo vụ đang giữ.

Khi thông tin nằm rải rác, đến cuối tháng quản lý mới ráp lại được bức tranh chi tiêu thật của từng cơ sở, và số hóa đơn chưa thanh toán dễ bị bỏ sót vì không ai thấy toàn bộ danh sách ở một chỗ.

Trông như thế nào

Danh sách hóa đơn thanh toán học phí với trạng thái Chờ thanh toán và Đã thanh toán — Kế toán mở “Hóa đơn thanh toán” và thấy toàn bộ hóa đơn học phí của trung tâm: số tiền, học viên gắn với hóa đơn, trạng thái “Chờ thanh toán” hoặc “Đã thanh toán”. Lọc theo khoảng ngày hoặc theo tên học viên để tìm đúng hóa đơn cần xử lý.

Danh sách chi phí trung tâm theo danh mục với tổng khoản chi và hình thức thanh toán — Trong “Chi phí”, mỗi khoản chi gắn danh mục (thuê mặt bằng, chi phí sinh hoạt, sửa chữa thiết bị…), hình thức thanh toán — tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng — và cơ sở phát sinh. Phía trên danh sách là tổng khoản chi và tổng chi trong tháng hiện tại.

Hộp thoại xác nhận thanh toán hóa đơn hiển thị số tiền cashback học viên nhận được — Bấm “Thanh toán” trên một hóa đơn, kế toán thấy ngay hộp thoại xác nhận: hóa đơn số bao nhiêu, số tiền bao nhiêu, và khách hàng sẽ nhận cashback bao nhiêu — ví dụ hóa đơn 3.500.000đ đi kèm cashback 700.000đ (20%). Xác nhận xong hệ thống mới đánh dấu “Đã thanh toán”, tránh gõ nhầm số tiền hay quên tính cashback cho học viên.

Một khoản chi hoặc một hóa đơn đi qua hệ thống thế nào

Kế toán lập hóa đơn học phí cho học viên hoặc ghi nhận một khoản chi, chọn danh mục có sẵn hoặc danh mục riêng của trung tâm và hình thức thanh toán.
Kế toán đánh dấu hóa đơn “Đã thanh toán” khi tiền về; hệ thống ghi lại người xử lý và thời điểm thanh toán.
Quản lý cơ sở lọc danh sách chi phí theo cơ sở, theo danh mục hoặc theo nhân viên phát sinh để kiểm tra khoản chi trước khi báo cáo lên cấp trên.
Chủ trung tâm xem cùng danh sách hóa đơn và chi phí trên toàn bộ cơ sở mình quản lý, xuất dữ liệu chi phí ra CSV khi cần đối chiếu ngoài hệ thống.

Quyền chỉnh sửa hóa đơn giới hạn ở người có quyền quản lý học viên hoặc vai trò quản trị viên, giám đốc, giám đốc cơ sở — nhân viên chỉ có quyền ở khu vực khác của hệ thống thì không tự tạo hay xóa hóa đơn được.

Ai dùng

Kế toán — lập và đánh dấu hóa đơn đã thanh toán, ghi nhận từng khoản chi.
Chủ trung tâm — xem tổng tiền vào và tiền ra của toàn bộ cơ sở, xuất báo cáo chi phí.
Quản lý cơ sở — theo dõi chi phí và hóa đơn trong phạm vi cơ sở mình phụ trách.

Đọc tiếp

Câu hỏi thường gặp

Danh mục chi phí có tùy chỉnh theo trung tâm được không, hay chỉ dùng danh mục có sẵn?

Có sẵn một bộ danh mục chung — thuê mặt bằng, chi phí sinh hoạt, sửa chữa thiết bị và các mục khác — trung tâm dùng ngay không cần thiết lập. Cần danh mục riêng thì thêm trong phần danh mục của trung tâm mình.

Ai được đánh dấu hóa đơn là đã thanh toán?

Người có quyền quản lý học viên, hoặc vai trò quản trị viên, giám đốc, giám đốc cơ sở. Nhân viên chỉ có quyền ở khu vực khác của hệ thống thì không thao tác được trên hóa đơn.

Có xuất được danh sách chi phí ra file để đối chiếu không?

Có, danh sách chi phí xuất ra CSV theo đúng bộ lọc đang áp dụng — theo khoảng ngày, theo cơ sở hoặc theo danh mục chi.

Trung tâm có nhiều cơ sở thì chi phí có tách riêng theo từng cơ sở không?

Chi phí thì có: mỗi khoản chi gắn với một cơ sở cụ thể, lọc theo cơ sở để xem riêng từng nơi hoặc nhóm danh sách theo cơ sở, chủ trung tâm xem gộp toàn chuỗi. Hóa đơn học phí là danh sách chung của trung tâm, lọc theo khoảng ngày, trạng thái và tên học viên.

Hệ thống có phân biệt thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản không?

Có, mỗi khoản chi ghi rõ hình thức thanh toán — tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng — và lọc danh sách được theo hình thức đó.