Bài 1.1 · Chủ trung tâm
Chuẩn bị vốn trước khi mở trung tâm
Hai khoản tiền khác nhau: vốn dựng cơ sở và tiền nuôi trung tâm những tháng chưa đủ học viên.
Khi nào cần đến bài này
Bạn đã chọn xong mặt bằng hoặc đang thương lượng giá thuê, và câu hỏi còn lại là cần bao nhiêu tiền để bắt đầu. Phần lớn dự toán chỉ đếm tiền dựng cơ sở: sửa phòng, bàn ghế, biển hiệu, giấy tờ. Đó là khoản dễ đếm nhất và cũng ít khi là khoản làm trung tâm gãy.
Khoản thứ hai khó hơn: tiền nuôi trung tâm trong những tháng lớp chưa đủ học viên. Thuê mặt bằng, lương giáo vụ và chi phí tuyển sinh chạy đủ từ tháng đầu, còn học phí thì vào dần. Trung tâm đóng cửa vì hết khoản này, chứ không phải vì hết học viên.
Các bước
- Tách dự toán làm hai cột. Cột một — chi một lần: sửa chữa, thiết bị, biển hiệu, giấy phép. Cột hai — chi hàng tháng: thuê mặt bằng, điện nước, lương cố định, quảng cáo. Hai cột này được cấp vốn theo hai cách khác nhau, gộp lại là mất dấu.
- Ước lượng tốc độ lấp đầy theo tháng, dựa trên số buổi tư vấn thực tế đã thực hiện. Ghi ra số lớp mở được của tháng 1, tháng 2, tháng 3 theo đúng nhịp tuyển sinh thật: số buổi tư vấn thành công quyết định tốc độ này, số phòng chỉ là giới hạn trên.
- Cộng dòng tiền âm cho đến tháng hoà vốn. Mỗi tháng lấy học phí thu được trừ chi phí hàng tháng; phần âm cộng dồn chính là số tiền phải có sẵn trước ngày khai trương. Đây là con số hay bị bỏ quên nhất trong dự toán.
- Cộng thêm phần dự phòng cho một tình huống cụ thể. Không lấy tỉ lệ phần trăm chung chung, mà chọn rủi ro thật: chậm giấy phép một tháng, hoặc mùa tuyển sinh trượt mất một đợt. Số tiền tương ứng với tình huống đó mới là dự phòng có nghĩa.
- Kiểm tra lại bằng công cụ tính, rồi khoá dự toán. Nhập số của bạn vào công cụ ở cuối bài, đọc tháng hoà vốn và tháng thu hồi vốn. Nếu tháng thu hồi vốn rơi quá xa so với thời hạn hợp đồng thuê, sửa dự toán ngay trước khi ký hợp đồng.
Sai lầm thường gặp
- Chỉ chuẩn bị vốn dựng cơ sở. Trung tâm mở cửa đẹp, đủ phòng, đủ thiết bị, rồi đến tháng thứ tư không còn tiền trả mặt bằng — trong khi lớp vẫn đang chạy và học viên vẫn đang đến.
- Tính doanh thu theo phòng đầy. Số phòng cho biết trần công suất, không cho biết tốc độ tuyển sinh. Dự toán dựng trên trần công suất luôn cho ra tháng hoà vốn sớm hơn thực tế vài tháng.
- Ký hợp đồng thuê dài hạn trước khi biết tháng thu hồi vốn. Giá thuê rẻ đổi lấy thời hạn dài là món hời chỉ khi dòng tiền chịu được quãng đầu; ngược lại, nó khoá bạn vào một khoản cố định đúng lúc bạn cần linh hoạt nhất.